Ein physisches oder ein rein elektronisches Kanban Board, oder doch beide? Diese Frage stellen sich viele agile Projekte zu Beginn des Projektstarts.
Elektronische Kanban Boards bestechen durch ihre standortunabhängige
Verfügbarkeit. Im Arbeitsalltag haben elektronische Kanban Boards aber durchaus auch Tücken, diese Knacknüsse gibt es zu lösen:
Die Meetings finden meist vor einem zu kleinen Fernseh-Bildschirm oder einer Leinwand statt
Die Priorisierung und der Stand von User Stories ist nicht so gut visualisierbar, wie auf einem physischen Board
Wenn es sich um ein Board mit einem umfangreichen Arbeitsfluss handelt, wird es sehr schnell unübersichtlich
Zu kleiner Bildschirm trifft auf zu viele Meeting Teilnehmer
Hin und herscrollen im Board führte dazu, dass der Überblick verloren geht
Ein physisches Kanban Board zu etablieren, kann einige dieser Probleme lösen:
es ist genügend Raum für Treffen vorhanden
für komplexe Arbeitsflüsse bietet es meist einen besseren Überblick über den Stand der Arbeiten und der Prioritäten
es bietet meist mehr Transparenz über den Lebenszyklus von Arbeit gepaart mit dem aktuellen Stand
es findet eine bessere Interaktion im Team statt durch Fokus auf die wesentlichen Aspekte anstatt auf ein Tool
Aber ist das physische Board nun wirklich das einzig Wahre? Leider nein, auch ein physisches Board hat seine Schattenseiten:
Der administrative Aufwand ist durch das Drucken und Schneiden von Kanban-Karten deutlich höher
Falls Betroffene nicht am Ort des physischen Kanban Boards sitzen, verlieren sie den Überblick und können das Board nicht aktuell halten
Eine mögliche Lösung ist das redundante Führen eines physischen und eines elektronischen Kanban Boards. Durch den automatischen Boardabgleich in Jira hat man die Möglichkeit, das elektronische Board auf Grund des physischen Boards automatisch nachzuführen. Dies ist technisch sehr einfach zu bewerkstelligen:
- Stories und Tasks mit QR-Code versehen
- Splitter auf dem physischen Board anbringen
- Physisches Board fotografieren und ins Jira uploaden
Und schon wird der Traum vom automatischen Boardabgleich wahr! Man lebt glücklich und zufrieden, bis man feststellt… 
Die Technik funktioiert…. der Updateprozess aber nicht, wenn
- Elemente im Jira aktualisiert werden anstatt auf dem physischen Board
- Elemente am physischen Board nicht aktualisiert werden
Führt man beide Boards parallel, ist viel Disziplin durch die Teammitglieder gefordert. Spielregeln aufzustellen ist essentiell und unerlässlich.
Abschliessend kann man festhalten, dass weder das physische Kanban Board immer das Richtige ist noch umgekehrt. Je nach Situation entscheidet man sich für ein physisches oder ein elektronisches Kanban Board und lebt mit dessen Vor-/Nachteilen oder versucht diese zu optimieren. Wichtig ist doch sowieso nicht das Tool, sondern dass Kanban den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern kann, Transparenz schafft, die Arbeit im System limitiert und vor allem eins: Spass macht!
Ein Beitrag von Gabriela Meier
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Unsere zertifizierten Enterprise Kanban Coaches helfen gerne beim Erstellen und Optimieren von bestehenden Kanban Boards:
